GAPOKTAN

KATA PENGANTAR

Kegiatan penyuluhan pertanian pada era otonomi daerah adalah; (1) memfasilitasi proses pembelajaran petani dan keluarganya beserta masyarakat pelaku agribisnis, (2) memberikan rekomendasi dan mengikhtiarkan akses petani dan keluarganya ke sumber-sumber informasi yang akan membantu mereka dalam memecahkan masalah, (3) membantu menciptakan iklim usaha yang menguntungkan, (4) mengembangkan organisasi petani menjadi organisasi sosial ekonomi yang tangguh.

Pengembangan kelembagaan kelompok tani menjadi Gabungan Kelompok Tani terbukti sangat bermanfaat bagi anggota kelompok terutama dalam hal kemandirian permodalan usaha. Namun demikian pembentukan Gabungan Kelompok Tani yang dilakukan selama ini belum didasarkan pada pemahaman konsepsi dasar Gabungan Kelompok. Oleh karena itu Dinas Pertanian Kabupaten Kuningan dipandang perlu untuk menyusun pedoman Pengembangan Kelompok menjadi Gabungan Kelompok Tani sebagai bahan acuan bagi pembina kelompok dalam membina dan memberdayakan Gabungan Kelompok.

Semoga pedoman Pengembangan Kelompok tani menjadi Gabungan Kelompok tani ini bermanfaat bagi mereka yang membutuhkan terutama bagi pembina kelompok, dalam memfasilitasi proses pemberdayaan Gabungan Kelompok yang pada akhirnya dapat meningkatkan kesejahteraan petani beserta keluarganya.

I. PENDAHULUAN

Penyelenggaraan penyuluhan pada era otonomi daerah harus dapat mendorong peranserta aktif petani beserta keluarganya, pelaku agribisnis, serta masyarakat umum lainnya atas dasar kemitraan. Hal ini dilakukan agar kegiatan penyuluhan dapat menyentuh basis ekonomi perdesaan, sehinga dapat mempercepat pertumbuhan ekonomi daerah, sesuai dengan semangat undang-undang nomor 32 tahun 2004. Dengan demikian gerakan penyuluhan dapat menjadi gerakan masyarakat, yang pada gilirannya dapat memberikan kontribusi pada peningkatan Produk Domestik Bruto.

Salah satu metoda penyuluhan adalah metoda berdasarkan pendekatan kelompok. Pengembangan kelembagaan kelompok tani menjadi Gabungan kelompok tani telah terbukti bermanfaat bagi kelompok maupun anggotanya, terutama dalam hal kemandirian permodalan usaha, kebutuhan sarana usaha dan pemasaran. Namun demikian pembentukan Gabungan kelompok tani yang dilakukan selama ini masih belum didasarkan pada pemahaman yang sama tentang konsepsi dasar tentang Gabungan Kelompok Tani.

Gabungan Kelompok tani adalah kelompok tani lanjutan yang dibentuk dari beberapa kelompok tani, bersifat informal, sukarela dan swadaya atas dasar kesepakatan dan kepentingan bersama. Sebagai kelompok lanjutan, maka pengambilan keputusan dilakukan secara musyawarah dan mufakat oleh pengurus Gabungan dan perwakilan kelompok tani. Tujuan dibentuknya Gabungan Kelompok Tani dimaksudkan agar dapat memberikan pelayanan dan manfaat ekonomi dan sosial secara berkelanjutan bagi anggotanya, seperti peningkatan skala usaha, produktivitas, daya saing dan kemandirian. Keberadaan Gabungan Kelompok jangan hanya dianggap untuk mempermudah pembinaan, tapi harus benar-benar terasa manfaatnya oleh seluruh anggota.

II. ORGANISASI DAN KELENGKAPAN GABUNGAN KELOMPOK TANI

Sebagai organisasi, Gabungan Kelompok Tani perlu memiliki struktur organisasi dengan kelengkapan seperti; pengurus, pengawas, penasehat, perwakilan kelompok dan anggota. Agar organisasi berjalan dengan baik, maka masing-masing kelengkapan organisasi harus memiliki tugas dan tanggungjawab yang diatur secara jelas, dipahami dan dilaksanakan secara konsekwen. Pada umumnya masing-masing kelengkapan organisasi Gabungan Kelompok Tani yang ada, masih kurang memahami tugas dan tanggungjawabnya, sehingga organisasi belum berjalan sebagaimana yang diharapkan. Oleh karena itu pemahaman tentang organisasi dan kelengkapan Gabungan Kelompok sangat diperlukan.

CONTOH STRUKTUR ORGANISASI GABUNGAN KELOMPOK TANI

RAT

PENASEHAT

KETUA

PENGAWAS

SEKRETARIS

BENDAHARA

SEKSI PELAYANAN

PERWAKILAN KELOMPOK

KELOMPOK-KELOMPOK

§  Tugas Ketua Gabungan Kelompok.

a. Mengkoordinasikan, mengorganisasikan seluruh kegiatan Gabungan Kelompok.

b. Memimpin rapat pengurus, rapat pengurus dengan perwakilan kelompok dan rapat anggota tahunan (RAT).

c. Menandatangani surat menyurat.

d. Mewakili Gabungan Kelompok dalam pertemuan dengan pihak lain.

e. Memimpin pelaksanaan fungsi-fungsi manajemen Gabungan Kelompok.

§  Tugas Sekretaris Gabungan Kelompok.

a. Bertanggungjawab terhadap pelaksanaan administrasi kegiatan non keuangan Gabungan Kelompok.

b. Menyelenggarakan surat-menyurat dan pengarsipannya.

c. Menyusun laporan bulanan dan laporan tahunan kegiatan non keuangan Gabungan Kelompok.

· Tugas Bendahara Gabungan Kelompok.

a. Bertanggungjawab menangani seluruh kegiatan administrasi keuangan Gabungan Kelompok.

b. Menerima pembayaran, atas nama Gabungan Kelompok dan menyimpannya dengan baik.

c. Melakukan pembayaran atas persetujuan Ketua Gabungan Kelompok.

d. Menyimpan dan memelihara arsip transaksi keuangan.

e. Menyusun laporan keuangan bulanan dan tahunan Gabungan Kelompok.

· Tugas Perwakilan Kelompok.

a. Mewakili kelompok dalam pengambilan keputusan ditingkat Gabungan Kelompok.

b. Menyampaikan dan memperjuangkan aspirasi dan kepentingan anggota.

c. Mencatat segala keputusan-keputusan penting pada rapat Gabungan Kelompok yang diikutinya.

d. Menyampaikan hasil-hasil keputusan ditingkat Gabungan kepada anggota kelompok yang diwakilinya.

· Tugas Seksi Pelayanan Gabungan Kelompok.

a. Bertanggungjawab melayani dan memfasilitasi kepentingan anggota Gabungan Kelompok, sesuai dengan jenis pelayanannya.

b. Menyelenggarakan fungsi-fungsi manajemen sesuai dengan bidang pelayanan yang ditangani.

c. Membuat dan mempertanggungjawabkan laporan bulanan dan laporan tahunan sesuai dengan bidang pelayanan pada rapat pengurus.

· Tugas Pengawas Gabungan Kelompok.

a. Melakukan pemeriksaan secara priodik terhadap seluruh kegiatan keuangan maupun non keuangan pada Gabungan Kelompok.

b. Memberikan saran perbaikan terhadap temuan-temuan yang kurang benar.

c. Membuat laporan hasil pengawasan dan menyampaikannya pada Rapat anggota Tahunan (RAT).

· Tugas Penasehat Gabungan Kelompok. Memberikan saran dan nasehat kepada pengurus Gabungan Kelompok, baik diminta maupun tidak diminta dalam rangka meningkatkan kinerja pengurus  Gabungan Kelompok.

III. HAK DAN KEWAJIBAN ANGGOTA GABUNGAN KELOMPOK

A. Setiap Anggota Gabungan Kelompok Mempunyai Hak:

a. Berbicara dan menyampaikan usul/saran/pendapat kepada pengurus atau RAT.

b. Memilih dan dipilih menjadi pengurus atau pengawas.

c. Memperoleh pelayanan yang sama sesuai bidang kegiatan yang dilakukan oleh Gabungan Kelompok.

d. Memperoleh sisa hasil usaha (SHU) dan manfaat lainnya sesuai dengan keputusan rapat anggota tahunan (RAT).

B. Setiap Anggota Gabungan Kelompok Mempunyai Kewajiban:

a. Mematuhi Anggaran Dasar (AD) dan Anggaran Rumah Tangga (ART).

b. Mematuhi keputusan-keputusan rapat pengurus dan rapat anggota tahunan.

c. Hadir dan aktif pada rapat anggota tahunan (RAT).

d. Mentaati kebijakan Gabungan Kelompok dan peraturan-peraturan lainnya.

e. Membayar lunas simpanan pokok, simpanan wajib dan simpanan lainnya yang sudah diputuskan dalam RAT.

f. Aktif memanfaatkan pelayanan yang diselenggarakan oleh Gabungan Kelompok.

g. Tanggung renteng terhadap kewajiban yang berlaku di Gabungan Kelompok.

IV. PENYELENGGARAAN PERTEMUAN DI GABUNGAN KELOMPOK

Dalam kegiatan Gabungan Kelompok, pertemuan/rapat merupakan suatu hal yang penting karena dapat membantu memecahkan masalah dan menggali potensi yang ada pada anggota. Namun demikian kenyataannya pertemuan Gabungan Kelompok, belum berjalan sebagaimana yang diharapkan.

Pertemuan Gabungan Kelompok adalah pertemuan/rapat antar sesama pengurus atau antara pengurus dengan anggota, untuk membahas suatu materi pada waktu dan tempat yang telah ditetapkan. Tujuan diadakannya pertemuan Gabungan Kelompok adalah:

o Untuk membahas dan menyelesaikan permasalahan.

o Mengadakan pengambilan keputusan.

o Mengadakan kesepakatan.

o Merumuskan kebijakan.

o Menyusun rencana kerja.

Adapun manfaat dilakukannya pertemuan Gabungan Kelompok adalah, masalah dapat diatasi secepatnya, organisasi dapat berjalan dengan lancar serta anggota dapat pelayanan dengan baik. Jenis-jenis pertemuan di Gabungan Kelompok diantaranya:

1. Pertemuan Pengurus Terbatas.

Pertemuan ini merupakan pertemuan yang hanya dihadiri oleh ketua, sekretaris, bendahara dan seksi-seksi tertentu dan dilaksanakan sesuai kebutuhan.

2. Pertemuan Pengurus Lengkap.

Pertemuan ini dihadiri oleh semua unsur pengurus, pengawas dan penasehat serta perwakilan anggota yang dilaksanakan secara periodik (terjadwal) dengan materi yang telah diagendakan.

3. Rapat Anggota Tahunan (RAT).

Rapat/pertemuan ini merupakan permusyawaratan tertinggi dalam rangka pertanggungjawaban pengurus dan pengawas kepada anggota yang dilaksanakan setiap akhir tahun.

V. PENGELOLAAN ADMINISTRASI GABUNGAN KELOMPOK

A. Pengelolaan Administrasi Non Keuangan.

Administrasi Non Keuangan pada Gabungan Kelompok adalah segala pencatatan secara sistematis dan teratur tentang kondisi organisasi dan kegiatan-kegiatan yang tidak berkaitan dengan keuangan. Untuk melaksanakan pengelolaan administrasi non keuangan diperlukan buku-buku sebagai berikut:

1) Buku Daftar Anggota.

Buku ini digunakan untuk mencatat nomor induk dan identitas keanggotaan seluruh anggota, yang meliputi; nomor induk, nama, jenis kelamin, tempat dan tanggal lahir, alamat, pendidikan terakhir, pekerjaan utama, status perkawinan, jumlah tanggungan keluarga, jabatan dalam gabungan kelompok, tanggal masuk menjadi anggota, dll.

Contoh blanko buku daftar anggota sebagai berikut:

No. Induk	Nama	L/P	Tmpt Tgl Lahir	Alamat	Pend. Terahir	Pekerj Utama	Status	Jlh Tang Kelrg	Jab. Dlm Gab	Tgl Masuk Gab	Ket

2) Buku Notulen Rapat

Gabungan kelompok harus memiliki 3 buah buku notulen rapat yaitu:

a. Buku Notulen Rapat Pengurus

b. Buku Notulen  Rapat Pengurus dan Wakil Kelompok

c. Buku Notulen Rapat Anggota Tahunan

Ketiga buku notulen rapat ini mempunyai format yang sama dan digunakan untuk mencatat pelaksanaan dan hasil rapat yang meliputi; hari/tgl, tempat rapat, pembicara, topik yang dibahas, jumlah peserta rapat, dan hasil rapat.

Contoh format buku notulen rapat

§ Hari/tanggal

§ Tempat

§ Pembicara

§ Topik yang dibahas

§ Jumlah peserta rapat

§ Hasil rapat

3) Buku Tamu

Buku ini digunakan untuk mencatat identitas dan keperluan tamu yang berkunjung ke Gabungan Kelompok yang meliputi; nomor,tanggal, nama, nama instansi, jabatan, maksud/tujuan, pesan/saran, tanda tangan.

Contoh blanko buku tamu.

No.	Tgl	Nama	Nama Instansi	Jabatan	Maksud/tujuan	Saran/pesan	Tanda tangan

4) Buku Agenda Surat.

Buku agenda surat menyurat di Gabungan Kelompok Tani terdiri dua buku yaitu buku agenda surat masuk dan buku agenda surat keluar.

a) Buku agenda surat masuk.

Buku ini digunakan untuk mencatat surat yang diterima Gabungan Kelompok. Buku ini diisi dan disimpan oleh skretaris Gabungan Kelompok.

Contoh blanko buku agenda surat masuk:

No. Urut	Tanggal Terima	Instansi Pengirim	Tanggal surat	Nomor surat	Perihal	Lampiran Surat

b) Buku agenda surat keluar.

Buku ini digunakan untuk mencatat surat yang dikeluarkan oleh Gabungan Kelompok untuk instansi/lembaga lain. Buku ini diisi oleh sekretaris Gabungan Kelompok.

Contoh blanko buku agenda surat keluar:

No. Urut	Nomor Surat	Tanggal surat	Perihal	Instansi/lembaga yang dituju

5) Buku catatan kegiatan.

Buku ni digunakan untuk mencatat seluruh kegiatan Gabungan Kelompok. Buku ini juga diisi dan disimpan oleh sekretaris Gabungan Kelompok.

Contoh blanko buku catatan kegiatan Gabungan Kelompok.

No	Tanggal	Jenis kegiatan	Peserta (org)	Tempat	Penanggung jawab	Hasil kegiatan

6) Buku inventaris barang.

Buku ini digunakan untuk mencatat semua barang milik Gabungan Kelompok. Buku ini juga diisi dan disimpan oleh sekretaris Gabungan Kelompok.

Contoh blanko buku inventaris barang:

No. urut	Nama Barang	Jumlah	Tanggal pengadaan	Kondisi barang
				Baik	Buruk

7) Buku daftar hadir.

Buku ini digunakan untuk mencatat peserta yang hadir pada pertemuan/rapat atau kegiatan-kegiatan yang dilakukan oleh Gabungan Kelompok. Buku ini juga diisi dan disimpan oleh sekretaris Gabungan Kelompok.

Contoh blanko buku daftar hadir.

Jenis kegiatan    :

Tanggal kegiatan:

Tempat kegiatan :

No.	Nama	Jabatan	Alamat	Tanda tangan

B. Pengelolaan Administrasi Keuangan Gabungan Kelompok.

Setiap Gabungan Kelompok wajib hukumnya mengelola administrasi keuangan dengan baik dan benar, agar keuangan Gabungan Kelompok terkendali dengan baik. Dalam kenyataannya Gabungan Kelompok telah memiliki buku-buku keuangan tetapi belum lengkap dan belum diisi dengan tertib. Oleh karena itu pemahaman tentang pengelolaan administrasi keuangan Gabungan Kelompok sangat penting bagi pengurus, terutama yang menangani keuangan.

Administrasi keuangan adalah catatan transaksi keuangan yang dibuat secara kronologis (menurut urutan waktu) dan sistematis (menurut cara-cara tertentu). Tujuan dilakukannya pengelolaan administrasi keuangan adalah tersedianya informasi tentang kondisi keuangan Gabungan Kelompok setiap saat. Adapun manfaatnya adalah:

§ Sebagai alat manajemen pengambilan keputusan.

§ Sebagai alat memonitor perkembangan keuangan Gabungan Kelompok.

§ Sebagai alat pengendalian keuangan Gabungan Kelompok.

§ Sebagai alat evaluasi terhadap pencapaian tujuan/sasaran setiap kegiatan/usaha Gabungan Kelompok.

Alur proses akuntasi pengelolaan keuangan:

TRANSAKSI

JURNAL

BUKU BESAR LEMBAR KERJA NERACA

NERACA&LAP LABA RUGI

Buku-buku keuanganyang digunakan oleh gabungan Kelompok:

1. Buku Kas

Buku ini digunakan untuk mencatat uang milik Gabungan Kelompok, baik yang diterima maupun yang dikeluarkan untuk keperluan Gabungan Kelompok. Uang yang diterima misalnya dari iuran anggota, keuntungan usaha, potongan arisan, dll. Sedangkan uang yang dikeluarkan misalnya untuk jamuan pertemuan, pembelian barang-barang, dll. Buku kas ini diisi dan disimpan oleh bendahara Gabungan Kelompok.

Contoh blanko buku kas adalah sebagai berikut:

Tanggal	No.	Uraian	Uang Masuk (Rp)	Uang Keluar (Rp)	Saldo (Rp)	Keterangan
1	2	3	4	5	6	7
-	-	Jumlah

Cara mengisi:

· Kolom 1 · Kolom 2 · Kolom 3 · Kolom 4 · Kolom 5 · Kolom 6 · Kolom 7 · Baris Jlh

: Tulis tanggal transaksi. : Tulis nomor urut dari setiap transaksi pada tanggal yang sama. Jika dalam sehari hanya ada satu transaksi, maka tidak perlu nomor urut. : Tulis apa yang ditransaksikan/penjelasan setiap transaksi. : Tulis jumlah uang yang diterima oleh Gabungan Kelompok. :  Tulis jumlah uang yang dikeluarkan dari gabungan Kelompok. : Tulis jumlah uang sisa setiap transaksi. Hasilnya bisa plus atau bisa minus. Cara menghitungnya adalh jumlah saldo awal sebelum transaksi ditambah dengan uang masuk atau dikurang dengan uang keluar(tergantung transaksi pada saat itu. : Tulis apabila perlu penjelasan/keterangan. : Diisi setiap akhir bulan dan jumlahkan uang masuk dan uang keluar. Sedangkan jumlah saldo tidak perlu dijumlahkan karena sudah sama dengan jumlah saldo pada transaksi terakhir bulan yang bersangkutan.

2. Buku Usaha.

Buku ini digunakan untuk mengetahui untung atau rugi dari satu kali putaran (siklus) usaha dengan mencatat uang keluar dan uang masuk. Uang keluar adalah sejumlah uang yang digunakan untuk membeli bahan baku, tranport, tenaga, dll. Sedangkan uang masuk adalah sejumlah uang hasil penjualan. Keuntungan ataiu kerugian setiap putaran usaha harus dilaporkan dan dicatat dalam buku kas Gabungan Kelompok. Buku ini diisi oleh seksi usaha atau anggota Gabungan yang ditunjuk.

Contoh blanko untuk setiap putaran usaha sbb:

No.	Uraian	Uang masuk (Rp)	Uang keluar (Rp)
1	2	3	4
	Jumlah
	Untung/rugi *):

*) coret salah satu

Cara mengisi:

· Kolom 1 · Kolom 2 · Kolom 3 · Kolom 4 · Jumlah · Untung/rugi

: Tulis nomor urut setiap transaksi. :Tulis keterangan transaksi, antara lain: memperoleh modal, membeli bahan baku, ongkos-ongkos, penjualan, dll. : Tulis jumlah uang yang diperoleh dari khusus hasil usaha yang bersangkutan, misalnya; penjualan hasil, dll. : Tulis jumlah uang yang dikeluarkan untuk keperluan khusus usaha yang bersangkutan, misalnya; pembelian bahan baku, ongkos-ongkos, dll. : Jumlah uang masuk dan uang keluar pada setiap satu siklus usaha. : Tulis hasil uang masuk dikurangi uang keluar. Bila hasilnya positif berarti untung, dan bila hasilnya negatif berarti rugi.

3. Buku Arisan.

Buku arisan digunakan untuk mencatat hal-hal yang berkaitan dengan arisan anggota Gabungan Kelompk, antara lain mengenai nama, tanggal pembayaran, dan catatan-catatan lainnya. Diisi pada saat pelaksanaan arisan.

Contoh blanko buku arisan sbb:

No.	Nama	Pembayaran tahun 2007 (Rp)
		Jan	Peb	Mar	Apr	Mei	Jun	Jul	Ag	Sep	Okt	Nop	Des
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12	13	14
	Jumlah

Cara mengisi:

· Kolom 1 · Kolom 2 · Kolom 3 dst.

: Tulis nomor urut. : Tulis nama anggota arisan. : Tulis jumlah uang yang dibayarkan oleh masing-masing anggota pada bulan yang bersangkutan.

4.  Buku Simpan Pinjam.

Buku ini digunakan untuk mencatat sejumlah uang yang berkaitan dengan kegiatan simpan pinjam di Gabunagn Kelompok.

Dalam pembukuan simpan pinjam digunakan istilah-istilah:

1. Kredit adalah transaksi yang mengakibatkan bertambahnya rekening-rekening Pasiva (hutang & modal sendiri) dan pendapatan yang mengakibatkan berkurangnya rekening-rekening Aktiva dan Biaya.

2. Debet adalah transaksi yang mengakibatkan bertambahnya rekening Aktiva dan Biaya dan berkurangnya rekening-rekening Pasiva dan Pendapatan.

3. Aktiva/harta adalah seluruh kekayaan yang dimiliki oleh Gabungan Kelompok, baik berupa benda maupun berupa hak yang dapat dinilai dengan uang, antara lain terdiri:

· Kas: Kekayaan Gabungan Kelompok berupa uang tunai.

· Simpanan di Bank: Kekayaan Gabungan Kelompok yang ada/ditabung di Bank.

· Pinjaman Anggota: Kekayaan Gabungan Kelompok yang sedang dipinjam anggota.

· Inventaris: Kekayaan Gabungan Kelompok berupa barang-barang yang dinilai dengan uang.

· Banunan: Kekayaan Gabungan Kelompok berupa bangunan yang dinilai dengan uang.

Aktiva selain diartikan sebagai kekayaan atau harta, juga dapat diartikan sebagai; penggunaan dana, yaitu rincian penjelasan dimana harta Gabungan Kelompok tersebut berada.

4. Pasiva atau sumber dana Gabungan Kelompok, yang menjelaskan asal dari sumber dana Gabungan Kelompok. Sumber dana Gabungan Kelompok dapat berasal dari; utang Gabungan Kelompok dari pihak ke III dan atau kewajiban yang masih harus dibayar oleh Gabungan Kelompok kepada pihak ke III, serta modal sendiri.

Utang atau kewajiban Gabungan Kelompok dapat berupa:

· Simpanan bunga harian (sumber dana yang berasal dari simpanan, yang diberi bunga secara harian yang menarik).

· Hutang Bank (sumber dana yang berasal dari pinjaman Bank).

· Dividen (bagian keuntungan dari Gabungan Kelompok yang akan dibagikan kepada anggota berdasarkan saham yang disetor oleh anggota serta lamanya waktu saham tersebut tertanam dalam Gabungan Kelompok).

· Balas Jasa Pinjaman (BJP), yaitu bagian keuntungan dari Gabungan Kelompok yang akan diberikan kepada anggota yang meminjam sebagai balas jasa.

· Dana Pengurus, yaitu bagian keuntungan Gabungan Kelompok yang akan digunakan untuk memberi jasa kepada pengurus (maksimum 10 % dari keuntungan).

· Dana social, yaitu bagian keuntungan Gabungan Kelompok yang akan digunakan untuk kegiatan social.

· Dana pendidikan, yaitu bagian keuntungan Gabungan Kelompok yang akan digunakan untuk pendidikan pengurus, anggota, maupun calon anggota.

· Hibah, yaitu sejumlah uang yang diberikan/dihibahkan oleh pihak ke III kepada Gabungan Kelompok.

5. Pendapatan adalah sejumlah uang yang diperoleh dari hasil usaha Gabungan Kelompok pada bulan yang bersangkutan, antara lain:

· Bunga pinjaman, yaitu sejumlah uang yang diperoleh dari jasa pinjaman anggota.

· Uang pangkal, yaitu sejumlah uang yang harus dibayar setiap anggota pada saat masuk menjadi anggota.

· Bunga simpanan Bank, yaitu sejumlah uang yang diperoleh dari jasa tabungan di Bank.

· Administrasi pinjaman, yaitu sejumlah uang yang diperoleh dari setoran anggota untuk biaya administrasi.

6. Biaya adalah sejumlah uang yang dikeluarkan untuk membiayai kegiatan Gabungan Kelompok, antara lain:

· Ongkos-ongkos, yaitu sejumlah uang yang dikeluarkan untuk membiayai kegiatan Gabungan, antara lain; honor karyawan, alat tulis kantor, biaya rapat, sewa kantor, transport, dll.

· Bunga pinjaman Bank, yaitu sejumlah uang yang dikeluarkan untuk membayar bunga ke Bank atas pinjaman Gabungan Kelompok kepada Bank.

7. Neraca, adalah laporan keuangan Gabungan Kelompok, yang memberikan informasi tentang posisi keuangan Gabungan Kelompok pada saat laporan itu disusun.

Penggolongan dan penomoran rekening:

a) Aktiva, golongan rekeningnya adalah 1.

Uruntan rekening yang ada di aktiva disesuaikan “tingkat kelancarannya”.

Semakin lancar (berupa uang atau dapat cepat dijadikan uang) penempatannya ada diatas dan penomorannya lebih kecil. Urutannya sebagai berikut:

q Kas, nomor rekeningnya 1.1

q Simpanan di Bank, nomor rekeningnya 1.2

q Pinjaman anggota, nomor rekeningnya 1.3

q Inventaris, nomor rekeningnya 1.4

q Gedung, nomor rekeningnya 1.5

b) Hutang, golongan rekeningnya adalah 2.

q Simpanan bunga harian, nomor rekeningnya 2.1

q Hutang kepada Bank, nomor rekeningnya 2.2

q Dividen, nomor rekeningnya 2.3

q Balas Jasa Pinjaman (BJP), nomor rekeningnya 2.4

c) Modal sendiri, golongan rekeningnya adalah 3.

d) Pendapatan, golongan rekeningnya adalah 4.

e) Biaya, golongan rekeningnya adalah 5.

Blanko-blanko / formulir-formulir yang digunakan dalam pembukuan simpan pinjam sebagai berikut :

1.  Daftar Uang Masuk (DUM)

Buku/formulir yang digunakan untuk mencatat semua transaksi pemasukan ke Gabungan Kelompok, antara lain: pembayaran tabungan/ simpan-simpanan (simpanan pokok, wajib, sukarela dll), ansuran piutang anggota dengan bunganya, penarikan simpanan gabungan dari bank, hutang dari bank dll. DUM ditutup setiap selesai pada hari pelayanan dan angkanya dijumlahkan. Jumlah ini disebut Rekap Daftar Uang Masuk (DRUM).

2.  Daftar Uang Keluar (DUK)

Buku/formulir yang digunakan untuk mencatat semua transaksi pengeluaran Gabungan Kelompok, antara lain: pembayaran pinjaman kepada anggota, Gabungan menyimpan uang di bank, angsuran ke bank, pembayaran ongkos, pembayaran tabungan/simpanan anggota yang ditarik dari gabungan dll. DUK ditutup setiap selesai pada hari pelayanan dan angkanya dijumlahkan. Jumlah ini disebut Rekap Daftar Uang Keluar (RDUK).

3.  Buku Anggota (BA)

Buku yang digunakan untuk mencatat transaksi antara Gabungan Kelompok dengan anggota yang berisi tentang tabungan dan pinjaman anggota. Setiap anggota mempunyai satu BA, dan setiap anggota mempunyai nomor BA, Sebaiknya BA dibawa oleh anggota yang bersangkutan.

4.  Kartu Simpanan dan Pinjaman Anggota (KSPA)

Merupakan duplikat Buku Anggota. Biasanya berupa kartu dan disimpan oleh Bendahara/Seksi Simpan Pinjam di kantor Gabungan Kelompok.

5.  Buku Kas Harian (BKH)

Digunakan untuk mencatat jumlah pemasukan dan pengeluaran uang Gabungan Kelompok pada hari pelayanan sehingga akan ditemukan saldo kas Gabungan pada hari itu. Angka-angkanya didapatkan dari DRUM dan RDUK.

6.  Jurnal Uang Masuk (JUM)

Digunakan untuk mencatat dari pos-pos/item-item mana seluruh uang masuk pada hari itu. Angka-angkanya diambil dari RDUM. Apabila dalam satu bulan pelayanan kelompok dilakukan lebih dari satu kali, maka setiap akhir bulan perlu dibuat rekapitulasi JUM.

7.  Jurnal Uang Keluar (JUK)

Digunakan untuk mencatat keperluan pos-pos/item-item apa seluruh uang keluar pada hari itu. Angka-angkanya diambilkan dari RDUK. Apabila dalam satu bulan pelayanan kelompok dilakukan lebih dari satu kali, maka setiap akhir bulan perlu dibuat rekapitulasi JUK.

8.  Neraca Percobaan (NP)

Digunakan unyuk mencatat/memproses perubahan setiap perkiraan/pos/item yang diakibatkan terjadinya mutasi pada setiap akhir bulan, baik perubahan perkiraan debet maupun kredit akibat adanya transaksi keuangan pada bulan itu. Dengan demikian akan diketahui saldo akhir setiap akhir bulan. Saldo akhir ini yang dipindahkan ke Neraca dan Laporan Laba Rugi. Angka mutasi pada NP diambil dari angka-angka  pada JUM dan JUK.

9.  Neraca dan Laporan Laba Rugi (NLLR)

Adalah daftar yang menunjukkan posisi keuangan Gabungan Kelompok pada saat tertentu (akhir bulan, akhir tahun). Berupa aktiva (penggunaan dana, antara lain; di kas, disimpan di bank, dipinjam anggota, inventaris, gedung dll), Pasiva (sumber-sumber dana, antara lain: dari Simpanan Pokok, Simpanan Wajib, Simpanan Sukarela, Hutang Bank, Hibah, Laba dll), Pendaptaran (bunga piutang, uang pangkal dll), Pengeluaran (ongkos operasional, bunga bank dll) dan data statistik Gabungan Kelompok (Tgl berdiri, ikatan pemersatu, jumlah anggota dlll). Angka-angkanya diambil dari saldo akhir Neraca Percobaan (kecuali data statistik).

Untuk pengisian aktiva, dimulai dari dana yang paling lancar yaitu dana yang ada di kas, kemudian disimpan di bank, yang dipinjam anggota, inventaris serta bangunan dan tanah. Untuk pengisian pasiva, dimulai dari hutang yang paling lancar sampai ke modal sendiri.

VI. MENGGALI SUMBER-SUMBER MODAL GABUNGAN KELOMPOK

Salah satu tujuan Gabungan Kelompok adalah untuk mengembangkan usaha dan memberikan pelayanan permodalan kepada anggotanya. Untuk mewujudkan tujuan tersebut, maka Gabungan Kelompok memerlukan modal. Namun kenyataannya banyak Gabungan Kelompok yang belum mampu menggali sumber-sumber permodalan, sehingga belum mampu melayani kebutuhan permodalan kepada anggotanya. Oleh karena itu Gabungan Kelompok harus memiliki kemampuan menggali sumber-sumber modal agar tujuan bisa dicapai.

Secara garis besar ada dua macam sumber modal yang perlu digali yaitu yang berasal dari Internal Gabungan dan yang berasal dari Eksternal Gabungan.

A. Yang berasal dari Internal (dari dalam) Gabungan Kelompok.

q Simpanan Pokok, yaitu simpanan yang wajib disetor oleh setiap anggota pada waktu masuk menjadi anggota. Jumlah simpanan pokok untuk setiap anggota sama besarnya dan dapat disetor sekaligus atau diangsur sesuai dengan ketentuan Gabungan.

q Simpanan Wajib, yaitu simpanan yang harus dibayar oleh semua anggota secara teratur (misalnya; mingguan, bulanan dll) dan dalam jumlah yang sama untuk setiap anggota. Penentuan besarnya simpanan berdasarkan hasil musyawarah/kesepakatan para anggota.

q Simpanan Sukarela, yaitu jenis simpanan yang bebas, baik dalam hal jumlah maupun waktu setornya, sesuai kemampuan dan kemauan anggota. Jenis simpanan ini bebas ditarik sewaktu-waktu.

q Simpanan Sisa Hasil Usaha, yaitu jenis simpanan anggota yang diperoleh dari penyisihan SHU yang disepakati pada RAT. Simpanan ini diadakan untuk mempercepat pemupukan modal, dan diadakan sekali setahun pada RAT.

q Hibah dari anggota, yaitu suatu bentuk tambahan modal yang diperoleh Gabungan dari sumbangan anggota, baik berupa uang maupun barang.

q Bunga Pinjaman, yaitu nominal jasa yang diperoleh Gabungan dari aktivitas pemberian pinjaman/kredit kepada anggota.

q Fee, yaitu sejenis iuran yang dipungut secara persentase atau nominal tertentu dari setiap anggota yang meminjam kredit pada Gabungan. Besarnya persentase, sesuai ketentuan simpan pinjam yang telah ditetapkan.

B. Yang berasal dari eksternal (dari luar) Gabungan.

q Kredit dari bank, yaitu modal Gabungan Kelompok yang diperoleh dari pinjaman Bank.

q Kredit dari non Bank, yaitu modal Gabungan Kelompok yang berasal dari pinjaman lembaga keuangan non Bank seperti Koperasi, dll.

q Penyertaan Modal dari pihak lain, yaitu modal Gabungan Kelompok yang berasal dari pinjaman pihak lain, baik itu perorangan maupun lembaga, seperti Pemda, Dinas/Instansi atau LSM dalam waktu tertentu yang telah disepakati.

q Hibah dari pihak lain, yaitu modal Gabungan Kelompok yang berasal dari sumbangan pihak lain.

VII. MENGELOLA DANA BERSAMA GABUNGAN KELOMPOK

Gabungan Kelompok selain mampu menggali sumber-sumber modal, juga dituntut mampu dalam mengelola dana bersama. Sebab tanpa adanya kemampuan mengelola dana bersama, maka modal yang dimiliki menjadi sia-sia, bahkan dapat menyebabkan kehancuran bagi Gabungan Kelompok itu sendiri. Pada kenyataannya masih banyak Gabungan Kelompok yang belum mampu mengelola dana bersama secara efisien dan efektif. Hal ini dapat dicirikan dari perkembangan usaha Gabungan yang lambat. Oleh karena itu pemahaman tentang mengelola dana bersama itu amat penting bagi pengurus Gabungan Kelompok.

Mengelola adalah mengurus/meminij yang terdiri dari fungsi-fungsi perencanaan, pengorganisasian, pelaksanaan dan pengawasan. Dana bersama adalah dana yang berasal dari anggota dan sumber lain yang dimilki atau dikuasai oleh Gabungan Kelompok. Indikator pengelolaan dana bersama Gabunga Kelompok yang baik adalah tanda atau ukuran yang membuktikan pengelolaan dana bersama Gabungan Kelompok sehat.

Prinsip mengelola dana bersama Gabunagn Kelompok:

§ Efisiensi dan efektivitas (penghematan dan tepat dalam penggunaan dana).

§ Musyawarah mufakat.

§ Taat aturan.

§ Produktivitas tinggi.

§ Akuntabilitas (dapat dipertanggungjawabkan).

Indikator pengelolaan dana bersama Gabungan Kelompok yang sehat adalah:

o Rentabilitas, yaitu kemampuan Gabungan Kelompok untuk memperoleh keuntungan yang besarnya minimal sama dengan bunga Bank.

o Likuiditas, yaitu kemampuan Gabungan Kelompok untuk memenuhi kewajiban-kewajiban membayar yang telah sampai pada waktunya.

o Solvabilitas, yaitu perbandingan antara modal milik sendiri dan seluruh modal yang diinvestasikan, dan nilainya minimal harus 80 %.

Contoh:

Investasi dari modal milik sendiri Investasi dari modal pinjaman dari pihak lain Total Investasi Maka Solvabilitas adalah:Rp.60.000.000,- X 100 % Rp. 40.000.000,- = 60 %.

: Rp. 60.000.000,- : Rp. 40.000.000,- : Rp.100.000.000,-

VIII. MENGEMBANGKAN KEMITRAAN USAHA GABUNGAN KELOMPOK

Gabungan Kelompok harus mengembangkan usahanya agar mampu melayani anggotanya secara optimal dan berkelanjutan. Salahsatu upaya yang perlu dilakukan Gabungan Kelompok untuk mengembangkan usahanya adalah dengan melakukan Kemitraan Usaha.

Mengembangkan kemitraan usaha adalah suatu upaya yang terarah, sistematis/teratur dan berkelanjutan dalam menjalin persekutuan/kerjasama usaha antara Gabungan Kelompok dengan pihak lain. Pentingnya mengembangkan kemitraan usaha adalah:

q Untuk mengembangkan usaha Gabungan Kelompok.

q Meningkatkan kemampuan Gabungan Kelompok dalam melayani     anggotanya.

Adapun prinsip-prinsip mengembangkan usaha adalah:

q Saling membutuhkan.

q Saling ketergantungan.

q Saling menguntungkan.

q Keterbukaan.

q Kesetaraan.

q Keberlanjutan.

Strategi mengembangkan kemitraan usaha Gabungan Kelompok:

q Menetapkan jenis usaha yang perlu dimitrausahakan.

q Mengidentifikasi calon mitra usaha yang layak dan sesuai dengan kegiatan yang dimiliki oleh Gabungan Kelompok.

q Melakukan negosiasi kepada calon mitra usaha.

q Menetapkan calon mitra terpilih.

q Membuat kontrak kerja kemitraan.

Hal-hal penting yang harus dimuat dalam kontrak kemitraan usaha adalah:

q Nama dan alamat Gabungan Kelompok dan mitra usaha yang bersangkutan.

q Tanggal, hari, tempat dibuat kontrak.

q Jenis, bentuk dan jangka kerjasama.

q Tingkat harga/landasan penentuan harga.

q Kualitas produk yang disetujui.

q Waktu pengiriman, pengangkutan dan penyerahan.

q Sanksi/denda bagi pihak yang melanggar kesepakatan.

q Tandatangan yang terlibat, saksi dan (notaris jika diperlukan).